Laten we het even hebben over algemene voorwaarden. Je weet wel, die ongelofelijk kleine lettertjes waar iedereen eigenlijk altijd wel mee instemt. Er zijn maar weinig mensen die de moeite nemen om de algemene voorwaarden door te lezen. Bestellen is ook veel leuker als je niet weet welk risico je loopt. Dat snap ik volledig. Toch is het wel handig om een paar dingen te weten over algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden zijn (in beginsel) niet verplicht. In sommige gevallen wel, bijvoorbeeld voor een verzekering of in een bepaalde branche. Afgezien van deze uitzonderingen is het gebruik van algemene voorwaarden een keuze. Een keuze die je als ondernemer in sommige gevallen veel rust kan geven. Algemene voorwaarden zijn namelijk ontzettend handig om te hebben. Goede algemene voorwaarden uiteraard. Slappe aftreksels gekopieerd van je concurrent of zelfgemaakte voorwaarden kunnen zelfs bijzonder nadelig voor je zijn.
Heb jij al goede algemene voorwaarden? In dit blog geef ik in het kort enkele redenen waarom je goede algemene voorwaarden zou moeten hebben. Je zult inzien dat algemene voorwaarden saai zijn, maar wel handig.
Algemene voorwaarden geven je een voorsprong in onderhandelingen
Algemene voorwaarden bepalen onder welke voorwaarden jij iets geleverd krijgt of iets zult leveren. Mocht er iets misgaan, dan is het fijn om te weten hoe de verhoudingen onderling zijn geregeld.
Stel jij gaat een dienst voor een klant leveren. Je klant is enthousiast, jij bent enthousiast. Je gaat aan de slag. Je bent halverwege de opdracht en je krijgt een belletje van je klant. Je klant heeft er nog eens over nagedacht en de opdracht wordt helemaal omgegooid. Je klant gaat een groot gedeelte van de opdracht zelf doen en jouw gedeelte uitstellen. Wanneer de opdracht vervolgd wordt hoor je nog. Jouw input was geweldig en je wordt bedankt voor je hulp. Lekker besparend. Wat nu?
Dat is het moment dat je blij bent met goede algemene voorwaarden. Je pakt even de voorwaarden er bij en kunt weer rustig ademhalen. Gelukkig. Je klant annuleert (een gedeelte van) de overeenkomst, maar jij kunt gemaakte kosten, geleden verlies of gederfde winst in rekening brengen. Met deze informatie in je achterhoofd bel jij je klant op. Je zult wellicht niet (volledig) op je strepen gaan staan bij deze klant, maar je hebt wel een gunstige uitgangspositie om even te onderhandelen en je klant wakker te schudden.
Algemene voorwaarden kunnen ervoor zorgen dat jij niet – onnodig – achter het net vist. Alhoewel het in (ontzettend) veel gevallen te duur is om naar de rechter te stappen, kun je met algemene voorwaarden er wel voor zorgen dat je sterk in een onderhandeling staat. Je kunt een klant uitleggen hoe de verhoudingen tussen jullie geregeld zijn, maar dat jij bereid bent om schappelijk te zijn. Afspraak is afspraak, maar er is ruimte voor onderhandeling (onder jouw voorwaarden!).
Kopieer niet zomaar de algemene voorwaarden van een ander bedrijf
Ik hoor erg vaak dat ondernemers de algemene voorwaarden van een vergelijkbaar bedrijf hebben gekopieerd en deze ‘iets hebben aangepast’. Fijn om te zien dat je onderzoek doet naar vergelijkbare bedrijven, het is altijd goed om je concurrent in de gaten te houden. Iets minder fijn is het om te zien dat je ‘zomaar’ bepaalde voorwaarden op jouw diensten van toepassing verklaard.
Het kan grote gevolgen voor je hebben om je te binden aan ‘verkeerde’ voorwaarden. Neem het voorbeeld over de klant die de opdracht wijzigt en besluit dat jouw rol een stuk minder belangrijk wordt. Baal jij even. Stel dat jij de voorwaarden van een concurrent hebt overgenomen die dermate diepe zakken heeft dat deze ‘wijziging’ prima wordt gevonden. Klantvriendelijkheid voor alles. In dat geval lees jij je voorwaarden door en snak je naar adem. Jij loopt een gigantisch mooi bedrag mis en je klant gaat er vandoor met alle ideeën. Onnodig. Je onderhandelingspositie was gewoon slecht.
Ik adviseer je om met de algemene voorwaarden van een concurrent naar een jurist te gaan. Zeg tegen deze jurist dat je vergelijkbare algemene voorwaarden wilt, maar dan afgestemd op jouw diensten. Breng voor jezelf in kaart waar jij risico’s loopt en zorg ervoor dat daarover bepalingen staan je algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden kunnen kort en simpel zijn, graag zelfs!
De wet geeft zelfs in de definitie van algemene voorwaarden aan dat ze ‘duidelijk en begrijpelijk’ moeten zijn. Uiteraard is ‘duidelijk en begrijpelijk’ voor iedereen anders, maar onduidelijkheid schept (te veel) ruimte voor discussie. Algemene voorwaarden zijn er juist om discussies te voorkomen of (snel) op te lossen.
Je kunt algemene voorwaarden gebruiken van 80 pagina’s. Prima als jij echt alles uitgesloten en helder wilt hebben. Dat is in sommige gevallen ook nodig. In de meeste gevallen volstaat een A4-tje (of enkele A4-tjes). Zorg er in ieder geval voor dat jij je eigen algemene voorwaarden begrijpt en dat ze ook helder zijn voor een klant.
Heb jij vragen over de inhoud van je algemene voorwaarden? Neem dan contact op met een jurist. Vaak lost een telefoontje al veel onduidelijkheid op.
Je hebt vaak meerdere sets algemene voorwaarden nodig
Je leest deze tip en verwacht nu een prachtig verkooppraatje van mij. Meer voorwaarden betekent meer werk voor een jurist. Zou kunnen. Deze tip is met name belangrijk voor jou als ondernemer. Stel dat jij met consumenten en met zakelijke klanten werkt, dan heb je echt verschillende algemene voorwaarden nodig. Een consument heeft veel meer wettelijke beschermingsregels dan een zakelijke klant. Daarnaast heb je veel meer speelruimte in algemene voorwaarden als je business to business handelt.
Het is prettig om verschillende algemene voorwaarden te hebben, zodat jij je richting zakelijke klanten niet bindt aan voorwaarden die onnodig zijn. Heb je weinig zakelijke klanten dan kun je er natuurlijk ook voor kiezen om deze zakelijke klanten dezelfde rechten te geven als consumenten.
Gebruik jij je algemene voorwaarden verkeerd, dan heb je er niets aan
Het slechts hebben van algemene voorwaarden is niet genoeg. De voorwaarden op je website zetten en er verder niets mee doen ook niet. Algemene voorwaarden moeten op een juiste wijze van toepassing worden verklaard en ter hand worden gesteld. Een klant moet weten onder welke voorwaarden iets wordt gekocht.
Wat ik je mee wil geven in dit blog is dat algemene voorwaarden al zo snel mogelijk bij de totstandkoming van een overeenkomst van toepassing moeten worden verklaard. Zodra jij voorbereidende werkzaamheden moet verrichten om een offerte uit te kunnen brengen (bijvoorbeeld een marketing plan presenteren, een keuken ontwerpen etc.) en de klant gaat niet met jou in zee, dan wil je (in sommige gevallen) iets kunnen factureren. Dat kan alleen als jij daar vooraf duidelijk over was en dit in je algemene voorwaarden staat.
Afsluitend
Heb jij algemene voorwaarden? Of gebruik je al een hele tijd dezelfde (zelfgemaakte) algemene voorwaarden en wil je drama voorkomen of je onderhandelingspositie versterken? Laat ons algemene voorwaarden voor je opstellen.
Mijn advies blijft altijd: leg alle afspraken met een klant schriftelijk vast zodat discussies achteraf voorkomen kunnen worden. Maak je vaak dezelfde afspraken, zorg er dan voor dat je een modelcontract hebt liggen. Met een modelcontract blijft je een hoop schrijfwerk bespaard. Stel niet zelf een modelcontract op, maar neem contact met mij op en ik zal je helpen.