Laten we het even hebben over algemene voorwaarden. Je weet wel, die ongelofelijk kleine lettertjes waar iedereen eigenlijk altijd wel mee instemt. Er zijn maar weinig mensen die de moeite nemen om de algemene voorwaarden door te lezen. Bestellen is ook veel leuker als je niet weet welk risico je loopt. Dat snap ik volledig. Toch is het wel handig om een paar dingen te weten over algemene voorwaarden.
Algemene voorwaarden zijn (in beginsel) niet verplicht. In sommige gevallen wel, bijvoorbeeld voor een verzekering of in een bepaalde branche. Afgezien van deze uitzonderingen is het gebruik van algemene voorwaarden een keuze. Een keuze die je als ondernemer in sommige gevallen veel rust kan geven. Algemene voorwaarden zijn namelijk ontzettend handig om te hebben. Goede algemene voorwaarden uiteraard. Slappe aftreksels gekopieerd van je concurrent of zelfgemaakte voorwaarden kunnen zelfs bijzonder nadelig voor je zijn.
Zeker als startende ondernemer is het erg belangrijk om direct goede algemene voorwaarden te gebruiken.
Waarom? Ik geef in het kort een aantal redenen waarom je direct vanaf het begin van je bedrijf goede algemene voorwaarden zou moeten hebben. Je zult inzien dat algemene voorwaarden saai zijn, maar wel handig.
Algemene voorwaarden geven je een voorsprong in onderhandelingen
Algemene voorwaarden bepalen onder welke voorwaarden jij iets geleverd krijgt of iets zult leveren. Mocht er iets misgaan, dan is het fijn om te weten hoe de verhoudingen onderling zijn geregeld.
Stel jij gaat een dienst voor een klant leveren. Je klant is enthousiast, jij bent enthousiast. Je gaat aan de slag. Je bent halverwege de opdracht en je krijgt een belletje van je klant. Je klant heeft er nog eens over nagedacht en de opdracht wordt helemaal omgegooid. Je klant gaat een groot gedeelte van de opdracht zelf doen en jouw gedeelte uitstellen. Wanneer de opdracht vervolgd wordt hoor je nog. Jouw input was geweldig en je wordt bedankt voor je hulp. Lekker besparend. Wat nu?
Dat is het moment dat je blij bent met goede algemene voorwaarden. Je pakt even de voorwaarden er bij en kunt weer rustig ademhalen. Gelukkig. Je klant annuleert (een gedeelte van) de overeenkomst, maar jij kunt gemaakte kosten, geleden verlies of gederfde winst in rekening brengen. Met deze informatie in je achterhoofd bel jij je klant op. Je zult wellicht niet (volledig) op je strepen gaan staan bij deze klant, maar je hebt wel een gunstige uitgangspositie om even te onderhandelen en je klant wakker te schudden.
Algemene voorwaarden kunnen ervoor zorgen dat jij niet – onnodig – achter het net vist. Alhoewel het in (ontzettend) veel gevallen te duur is om naar de rechter te stappen, kun je met algemene voorwaarden er wel voor zorgen dat je sterk in een onderhandeling staat. Je kunt een klant uitleggen hoe de verhoudingen tussen jullie geregeld zijn, maar dat jij bereid bent om schappelijk te zijn. Afspraak is afspraak, maar er is ruimte voor onderhandeling (onder jouw voorwaarden!).
Algemene voorwaarden kunnen kort en simpel zijn, graag zelfs!
De wet geeft zelfs in de definitie van algemene voorwaarden aan dat ze ‘duidelijk en begrijpelijk’ moeten zijn. Uiteraard is ‘duidelijk en begrijpelijk’ voor iedereen anders, maar onduidelijkheid schept (te veel) ruimte voor discussie. Algemene voorwaarden zijn er juist om discussies te voorkomen of (snel) op te lossen.
Je kunt algemene voorwaarden gebruiken van 80 pagina’s. Prima als jij echt alles uitgesloten en helder wilt hebben. Dat is in sommige gevallen ook nodig. In de meeste gevallen volstaat een A4-tje (of enkele A4-tjes). Zorg er in ieder geval voor dat jij je eigen algemene voorwaarden begrijpt en dat ze ook helder zijn voor een klant.
Heb jij vragen over de inhoud van je algemene voorwaarden? Neem dan contact op met een jurist. Vaak lost een telefoontje al veel onduidelijkheid op.
Je hebt vaak meerdere sets algemene voorwaarden nodig
Je leest deze tip en verwacht nu een prachtig verkooppraatje van mij. Meer voorwaarden betekent meer werk voor een jurist. Zou kunnen. Deze tip is met name belangrijk voor jou als ondernemer. Stel dat jij met consumenten en met zakelijke klanten werkt, dan heb je echt verschillende algemene voorwaarden nodig. Een consument heeft veel meer wettelijke beschermingsregels dan een zakelijke klant. Daarnaast heb je veel meer speelruimte in algemene voorwaarden als je business to business handelt.
Het is prettig om verschillende algemene voorwaarden te hebben, zodat jij je richting zakelijke klanten niet bindt aan voorwaarden die onnodig zijn. Heb je weinig zakelijke klanten dan kun je er natuurlijk ook voor kiezen om deze zakelijke klanten dezelfde rechten te geven als consumenten.