Iedere ondernemer kent dit. Je hebt hard voor een klant gewerkt en dan komt het gezeik over de betaling van een factuur. Balen. Het voelt alsof je op het matje wordt geroepen en uiteindelijk gaat er toch weer iets van de prijs af. Een vervelende situatie, zeker als je met vaste klanten werkt of het bekenden van je zijn. Klant is koning? Zeker, maar wel tot op zekere hoogte.
Wat een negatieve introductie van een blog. Klopt. Als ondernemer zit je er gewoon niet op te wachten dat klanten je niet betalen. Achter je geld aangaan kost veel tijd en die tijd steek je toch echt liever in je bedrijf. Daarnaast kunnen niet betalende klanten er ook nog voor zorgen dat jij in betalingsproblemen komt. Het vervelende is echter dat iedere ondernemer wel eens te maken krijgt of zal krijgen met klanten die niet (willen) betalen. Het is tijd dat jij in een paar stappen ervoor gaat zorgen dat klanten wel binnen de afgesproken termijnen betalen.
Ik wil je in dit blog een aantal gouden tips geven. Uiteraard zit hier een juridisch tintje aan. Ik blijf een jurist. Daarnaast hebben deze tips ook een ondernemers tintje, ze zijn namelijk vooral praktisch! Voordat je het hele blog doorleest geef ik je ook alvast de conclusie. Er is namelijk een reden waarom jij je facturen niet betaald krijgt en dat is een gebrek aan duidelijkheid.
Hierbij de vier gouden tips om facturen (zonder gezeur en op tijd) betaald te krijgen:
Maak vooraf duidelijke (prijs)afspraken Deze tip kan overkomen als het intrappen van een open deur. Toch worden afspraken vaak niet goed gemaakt. Spreek jij met een klant af dat het ‘ongeveer duizend euro gaat kosten’ dan gaat een klant ervan uit dat de dienst precies duizend euro kost. Het liefst minder. Verstuur jij uiteindelijk een factuur van vijfhonderd euro meer, dan heb je de poppen aan het dansen. Terecht ook. Jij hebt zelf een bepaalde verwachting bij de klant geschapen en die maak jij niet waar. Hoe goed jij ook in je werk bent, een (onverwacht) hogere factuur voelt voor een klant niet goed. Stel je voor dat jij naar de kapper gaat waar ‘tien euro kapper’ op de deur staat. Bij het afrekenen geeft de kapper vervolgens aan dat jij veertig euro moet betalen. Baal jij even. Jij had een bepaalde verwachting en nu moet jij meer betalen. Ik durf de weddenschap met je aan te gaan dat jij tegen deze prijs in gaat en vraagt om opheldering. Was jij bij de tien euro kapper naar binnen gelopen en er stond op de deur dat de prijs 10 euro per kwartier is, dan wist jij dat je 40 euro moest afrekenen als jij een uur in de stoel had gezeten. Duidelijkheid. Duidelijke afspraken zijn van essentieel belang om discussies achteraf te voorkomen. Wil jij facturen betaald krijgen zonder dat je er nog over in discussie moet, zorg er dan voor dat alle afspraken vooraf helder zijn. Voor jou, maar zeker ook voor klant. Weet welke diensten jij moet uitvoeren, wat je van de klant verwacht en wat uiteindelijk op de factuur komt te staan. It’s just that simple!
Leg alle afspraken schriftelijk vast Alleen met het maken van mondelinge afspraken ben je er nog niet. Als je afspraken niet op papier vastlegt is het achteraf lastig te bepalen wat er nou precies is afgesproken. Uiteraard hangt het helemaal af van de dienst die je aanbiedt, toch loont het om afspraken schriftelijk te maken. Het vastleggen van afspraken is belangrijk omdat een opdracht in sommige gevallen langer kan duren en je op een later moment niet meer precies weet wat er nou is afgesproken. Dit werkt uiteraard beide kanten op. Een klant weet het in sommige gevallen ook niet meer. Onduidelijkheid schept ruimte voor discussie. Leg je de afspraken vast dan is het tot aan het einde van de overeenkomst duidelijk wat jij voor de klant moet doen, wanneer jij iets levert en wat de klant moet betalen. Verstuur jij uiteindelijk een factuur, dan zal de klant (uitzonderingen daargelaten) niet klagen. De klant wist wat de hoogte van de factuur zou worden. Kleine geruststelling: je hoeft echt niet voor elke afspraak een contract op te stellen en door beide partijen te laten ondertekenen. Een e-mail naar een klant met de gemaakte afspraken in Jip-en-Janneketaal volstaat in veel gevallen ook. Let er wel goed op dat de klant de afspraken heeft ontvangen en even reageert op de mail. Schriftelijke afspraken kunnen van tafel worden geveegd als ze de andere partij niet hebben bereikt. In dat geval is het uitschrijven van de afspraken voor niets geweest.
Communiceer met je klant over meerwerk De meest voorkomende discussies gaan over het verrichten van meerwerk. Jullie hebben iets afgesproken – zelfs schriftelijk vastgelegd – en de factuur is uiteindelijk een stukje hoger uitgevallen door ‘meerwerk’. Meerwerk houdt letterlijk in wat het zegt: je hebt meer werk verricht en vraagt daar een vergoeding voor. De gouden tip: laat het je klant weten als je het afgesproken (plafond) bedrag hebt bereikt en je meerwerk gaat verrichten. Dus: ga je meer werk verrichten, laat het je klant weten! Ook hier kun je weer terugvallen op punt 1 en 2, alles valt of staat met het maken van goede en duidelijke afspraken. Laat weten dat jij meer uren moet besteden om de dienst goed te kunnen leveren. Maak vooraf ook duidelijke afspraken dat jij slechts een inschatting hebt gemaakt van het aantal uren, maar dat de uiteindelijke tijdsduur van het project veel langer zou kunnen zijn! Leg ook deze afspraken vast en neem contact op met de klant zodra je meer werk in een project moet steken.
Zorg ervoor dat je een effectief incassotraject hebt Je kunt alle afspraken nog zo goed hebben gemaakt, er zullen klanten blijven die niet willen of niet kunnen betalen. In dat geval moet je een goed en effectief incassotraject in je bedrijf georganiseerd hebben. Zodra jij een goed ingericht incassotraject hebt, weten klanten dat ze de facturen van jouw bedrijf niet moeten laten liggen. Niet betalen betekent dat je een brief zult ontvangen. Duidelijkheid.
Gelukkig is een incassotraject niet moeilijk. Je moet alleen even weten hoe je dat moet doen. Op onze pagina ‘incassodiensten’ leggen wij precies uit hoe je dat moet doen en kun je gratis voorbeeld documenten downloaden.
Afsluitend
Mijn advies blijft altijd: leg alle afspraken met een klant schriftelijk vast zodat discussies achteraf voorkomen kunnen worden. Maak je vaak dezelfde afspraken, zorg er dan voor dat je een modelcontract hebt liggen. Met een modelcontract blijft je een hoop schrijfwerk bespaard. Stel niet zelf een modelcontract op, maar neem contact met ons op en wij zullen je helpen.